POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
ARISTOS CONSULTORES DE GERENCIA S.A.
ARISTOS CONSULTORES DE GERENCIA S.A., domiciliada en Bogotá, D.C., con oficina
principal en la Carrera 9 A # 99 – 02, Oficina 405,
dirección electrónica: www.aristosweb.com
y teléfono (571)
5939100 (de ahora en adelante “ARISTOS”), pone en conocimiento de los
titulares de los datos personales que sean tratados de cualquier manera por
ARISTOS, esta Política de Tratamiento de la Información (la “Política”),
dando cumplimiento con ello a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.
OBJETO
En la presente Política se establecen las directrices
mediante las cuales ARISTOS realiza el tratamiento de los datos personales,
dar a conocer a los titulares el alcance y finalidad del tratamiento, derechos
de los titulares, deberes de los responsables y encargados, así como los
procedimientos para ejercer los derechos que les asisten a los Titulares de los
datos personales.
MARCO
NORMATIVO
·
Constitución Política
de Colombia Artículo 15
·
Ley 1266 de 2008
·
Ley 1581 de 2012
·
Decreto 1377 de 2013
DEFINICIONES
A los efectos de la presente política se tendrán en
cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2013 y
el Decreto 1377 de 2013 y principalmente las siguientes definiciones:
-
Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus Datos Personales.
-
Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento.
-
Dato Personal:
Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda
asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o
determinables.
-
Dato Público:
Es el dato personal calificado como tal según los mandatos de la ley o
de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o
sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil
de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o
de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.
Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines
oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén
sometidas a reserva.
-
Encargado del
Tratamiento: Es
la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta
del Responsable del Tratamiento.
-
Titular del Dato
Personal: Es la persona
natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de
Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
-
Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que
implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la
República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento
por el Encargado por cuenta del Responsable.
-
Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos
Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con
terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia,
cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier
actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
-
Tratamiento de Datos
Personales: Es toda
operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la
recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación,
relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en
general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su
transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas,
interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
PRINCIPIOS
El Tratamiento de datos personales que realiza ARISTOS
se basa en los principios establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto
1377 de 2013, los cuales son:
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Legalidad
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El Tratamiento a que se refiere la Ley
1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en
ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
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Finalidad
|
El Tratamiento debe obedecer a una
finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser
informada al Titular.
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|
Libertad
|
El Tratamiento sólo puede ejercerse con
el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos
personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en
ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
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|
Veracidad o calidad
|
La información sujeta a Tratamiento debe
ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se
prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error.
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|
Transparencia
|
En el Tratamiento debe garantizarse el
derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado
del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca
de la existencia de datos que le conciernan
|
|
Acceso y Circulación Restringida
|
El Tratamiento se sujeta a los límites que
se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de
la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá
hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas
previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no
podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o
comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros
autorizados conforme a la ley.
|
|
Seguridad
|
La información sujeta a Tratamiento por
el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere
la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas
que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
|
|
Confidencialidad
|
Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos
personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades
autorizadas en la ley.
|
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
ARISTOS como responsable del tratamiento cumplirá con
los siguientes deberes de acuerdo con el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:
-
Garantizar al Titular,
en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
-
Solicitar y conservar,
en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización
otorgada por el Titular;
- Informar debidamente al
Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por
virtud de la autorización otorgada;
- Conservar la
información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Garantizar que la
información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- Actualizar la
información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas
las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y
adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a
este se mantenga actualizada;
- Rectificar la
información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento;
- Suministrar al
Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento
esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
- Exigir al Encargado del
Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y
privacidad de la información del Titular;
- Tramitar las consultas
y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
- Adoptar un manual
interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento
de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
- Informar al Encargado
del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por
parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo;
- Informar a solicitud
del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad
de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
- Cumplir las
instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Cuando ARISTOS actúe como encargado del Tratamiento
tendrá los siguientes deberes en concordancia con el Artículo 18 de la Ley 1581
de 2012:
-
Garantizar al Titular,
en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
-
Conservar la
información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
-
Realizar oportunamente
la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la
ley;
- Actualizar la
información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco
(5) días hábiles contados a partir de su recibo;
- Tramitar las consultas
y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la
ley;
- Adoptar un manual
interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento
de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de
los Titulares;
- Registrar en la base de
datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;
- Insertar en la base de
datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por
parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la
calidad del dato personal;
- Abstenerse de circular
información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya
sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
- Permitir el acceso a la
información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
- Informar a la
Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información
de los Titulares;
- Cumplir las
instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
En el evento en que concurran las calidades de
Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le
será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
ARISTOS garantizará que los Encargados del Tratamiento
de datos personales den cumplimiento a las obligaciones contenidas en la
presente Política.
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
ARISTOS, no vende ni alquila a terceros las bases de
datos que obtiene en desarrollo de su objeto social, esta información solo será
tratada para los fines y periodo que en cada caso se indique, garantizando
mantenerla segura y con un alto grado de privacidad y confidencialidad. Toda la
información recopilada por ARISTOS se encuentra protegida en diversos tipos de
archivos físicos y copias virtuales protegida por servidores internos y
externos los cuales se encuentran coordinados por el área encargada.
La información obtenida por medio de nuestro portal
web, cuenta con acceso restringido de determinado personal custodiado por medio
de usuarios y contraseñas de administrador. Así mismo, ARISTOS obtiene la
información que tiene en sus bases de datos, mediante relaciones contractuales
propias de su objeto social y formatos físicos en su labor comercial.
Toda la
información de los titulares que reposa en ARISTOS para su tratamiento con su
correspondiente autorización para el mismo, podrá ser transferida total o
parcialmente al exterior a terceras personas o aliados estratégicos de Aristos,
dando cumplimiento a los requerimientos legales para la realización de dicha
transferencia; esto dependerá de las relaciones que de forma permanente o
esporádica que tengan los titulares con ARISTOS. La información continuará
manteniéndose con la misma privacidad y seguridad con la que se mantenía en
ARISTOS y solo será tratada para los fines indicados inicialmente.
FINALIDAD Y TIPOS DE DATOS
La Información tratada por ARISTOS como responsable y
encargado, corresponde a los datos suministrados por sus proveedores,
empleados, clientes y candidatos. El tratamiento de estos datos tendrá como
finalidad en general para dar cumplimiento a las actividades comerciales y transaccionales
vinculadas con ARISTOS y sus proveedores, expedir facturas, cotizaciones,
registros, pedidos y todos los documentos necesarios que sirvan de soporte
para el registro de las transacciones y actividades que se lleven a cabo por
cualquier medio autorizado de ARISTOS, y perfeccionar sus pagos. Atención a los
usuarios en cuanto a quejas, reclamos y/o felicitaciones, y emitir sus
respectivas respuestas. Desarrollo de procesos y procedimientos contables y dar
cumplimiento a procesos de seguridad sobre la información que reposa en las
bases de datos de ARISTOS; y especialmente:
Datos de
Candidatos:
-
Desarrollar procesos de selección de talento humano.
-
Enviar notificaciones de usuarios
bloqueados o actualización de información.
Informar acerca de los
productos y servicios de ARISTOS y mensajes de agradecimiento y felicitaciones.
-
Gestionar toda la información necesaria para el
cumplimiento de las obligaciones contractuales, tributarias y de registros
comerciales, corporativos y contables de ARISTOS.
-
Cumplir con los procesos internos de ARISTOS en materia de
administración de proveedores y contratistas.
-
Cumplir
los contratos de servicios celebrados con los clientes, incluyendo pero
sin limitarse a la verificación de información de los candidatos, el
análisis de referencias comerciales, el análisis de historia laboral,
entre otras.
-
Prestar
sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los
clientes de ARISTOS, con el fin de prestar un servicio de consultoría de
talento humano eficiente.
-
El proceso de archivo, de actualización de los sistemas,
de protección y custodia de información y Bases de Datos de ARISTOS.
-
Procesos al interior de ARISTOS, con fines de desarrollo
u operativo y/o de administración de sistemas.
-
Permitir el acceso a los Datos Personales a entidades
afiliadas a ARISTOS y/o vinculadas contractualmente para la prestación de
servicios de consultoría en talento humano.
-
Cumplir con las obligaciones corporativas y contables de
ARISTOS, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
-
La transmisión de Datos Personales a terceros en Colombia
y/o en el extranjero, incluso en países que no proporcionen medidas adecuadas
de protección de Datos Personales, con los cuales se hayan celebrado contratos
con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/u operativos.
-
Mantener y procesar por computadora u otros medios,
cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente y/o con
los candidatos con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
-
Las demás finalidades que determinen los Responsables en
procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de
dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las
políticas de la Compañía.
-
Elaborar estudios técnico-actuariales, encuestas, análisis
de tendencias de mercado y en general cualquier estudio técnico o de campo
relacionado con el talento humano y los servicios de ARISTOS y/o sus afiliadas,
así como cualquier otra finalidad directamente relacionada con las actividades
de consultoría en talento humano realizadas por ARISTOS.
DATOS SENSIBLES
ARISTOS no tratará Datos Sensibles, a
menos que el Titular otorgue su consentimiento libre, expreso, informado y previo
para autorizar el Tratamiento. Este consentimiento es facultativo. Las
actividades comerciales y de mercadeo de la Compañía no se condicionarán a la
obtención de los Datos Sensibles, a menos que haya un deber legal de
suministrar ese tipo de datos.
Cuando
sea necesario el tratamiento de este tipo de datos en el adelanto de procesos
judiciales o contractuales, se garantizará la protección y respeto del interés
superior de los niños, niñas y adolescentes de acuerdo con el Artículo 12 del
Decreto 1377 de 2013 y las demás normas establecidas al respecto, los cuales
contarán con la especial protección enmarcada en el Decreto 1377 de 2013 para
este tipo de datos dirigida por nuestra área encargada, la cual es de acceso
restringido.
AUTORIZACIÓN
En todos los casos de recolección de datos, ARISTOS
solicitará la autorización
por parte del Titular para tratar sus datos personales indicando la finalidad
para la cual se recopila, el término por el cual se realizará el Tratamiento y
si sus datos serán transferidos o transmitidos, salvo en los siguientes casos:
· Información requerida por una entidad pública o
administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
· Datos de naturaleza pública.
· Casos de urgencia médica o sanitaria.
· Tratamiento de información autorizado por la ley para
fines históricos, estadísticos o científicos.
· Datos relacionados con el registro civil de las
personas.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
ARISTOS de acuerdo al medio que se haya utilizado para
obtener la autorización para realizar el Tratamiento sobre los datos
personales, mantendrá en sus bases de datos y a disposición de los Titulares
prueba de la autorización.
La autorización podrá ser revocada siempre y cuando no
lo impida una disposición legal o contractual.
TITULARES DE LOS DATOS
ARISTOS velará por que se cumplan con los derechos de
los Titulares de los datos personales que se encuentren en sus bases de datos.
DERECHOS DE LOS TITULARES
-
Conocer, actualizar y
rectificar sus datos personales frente a ARISTOS y las demás compañías
encargadas del tratamiento de sus datos personales. Este derecho se podrá
ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
-
Solicitar prueba de la
autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como
requisito para para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el
artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la
reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o
deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con
el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.
-
Ser informado por
ARISTOS o por las compañías encargadas del Tratamiento de los datos personales,
previa solicitud, acerca de la existencia de datos que le conciernan y el uso
que se le ha dado a sus datos personales.
-
Ser informado, previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
-
Presentar ante la
Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen;
-
Revocar la autorización
y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en
conductas contrarias a la ley y a la Constitución; La solicitud de supresión de
la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el
Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o
el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el
Tratamiento.
-
Acceder en forma
gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS
TITULARES
Podrán solicitar cualquiera de los procedimientos
sobre datos personales (consultas o reclamos) que corresponde en las bases de
datos de ARISTOS, los Titulares o sus causahabientes. Para realizar cualquiera
de los trámites que se describen a continuación, ARISTOS ha habilitado los
siguientes canales:
Dirección física: Carrera 9 A # 99 – 02, Oficina 405,
Bogotá, D.C.
Correo
electrónico: habeasdata@aristosweb.com
Teléfono: (571) 5939100
El área
encargada será el área Encargada para la atención a candidatos, clientes y
cualquier otro Titular. Ésta área es responsable de la recepción y atención a
Peticiones, Quejas, Reclamos y Consultas de todo tipo relacionadas con los
Datos Personales. El área cuenta con 1 Director de Tecnología y 2 Asistentes
Técnicos, quienes de manera específica y especializada tramitarán las consultas
y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta
Política. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con
Datos Personales son:
-
Recibir las solicitudes de los Titulares, tramitar y
responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por
ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de
conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales
cuando el Titular tenga la facultad para hacerlo en el sentido que no exista
una disposición contractual o legal que no le permite suprimir y eliminar los
Datos Personales de las Bases de Datos; solicitudes de información sobre el uso
dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos
Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere
procedido según la Ley; y finalmente solicitudes de revocar la autorización
otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales.
-
Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas
solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
PROCEDIMIENTOS
CONSULTAS
Para realizar una consulta, acceso a datos personales
y/o solicitud de prueba de la autorización, por medio de cualquiera de los
canales habilitados para tal fin, quien se encuentre habilitado para realizar
la consulta ante ARISTOS., deberá identificarse y solicitar la información que
requiere. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere
posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMOS
Cuando se requiera realizar un reclamo, instaurar una
queja o solicitarse la supresión de datos personales, deberá realizarse por los
canales habilitados para tal fin por el Responsable, mediante comunicación en
la que se describa los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y
acompañado de los documentos que se quisiera hacer valer. Si el reclamo resulta
incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes
a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Se informará
en el término máximo de dos (2) días al área encargada para surtir el trámite,
en caso de que quien reciba el reclamo no sea el competente para resolverlo.
Una vez se reciba el reclamo en debida forma por parte
del área encargada se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en
trámite” y el motivo del mismo en el término máximo de dos (2) días hábiles,
leyenda que se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El reclamo será
atendido en el término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de recibo. En caso de no ser posible atender el
reclamo en el término inicial, ARISTOS informará al interesado los motivos de
la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, este segundo término será
máximo de ocho (8) días hábiles contados desde el vencimiento del primer
término.
Quien realice el reclamo deberá identificarse plenamente
con el fin de verificar si cuenta con la capacidad para realizar este trámite y
responder a su solicitud.
VIGENCIA
Esta
política rige a partir del ocho (08) de agosto de 2016. El periodo de
vigencia de la base de datos será indefinido por el tiempo necesario y
razonable de acuerdo al Tratamiento. Sus modificaciones serán
comunicadas oportunamente a los Titulares antes de implementar sus
cambios.
